لماذا يجب توثيق عقود العمل في قوى وكيف يتم ذلك؟

ما المقصود بتوثيق عقد العمل؟

توثيق العقد يعني تسجيله إلكترونياً في منصة قوى بموافقة الطرفين، بحيث يصبح مرجعاً رسمياً للأجر والمسمى الوظيفي ومدة العقد. العقد الموثق يُستخدم في مطابقة الأجور والتأمينات، وفي حل الخلافات، وفي خدمات أخرى مثل نقل الخدمات.

لماذا التوثيق مهم للمنشأة؟

• يحسن التزام المنشأة في المؤشرات المرتبطة بقوى.
• يقلل الخلافات لأن البنود مسجلة وواضحة للطرفين.
• يساعد على مطابقة الأجور في حماية الأجور والتأمينات.
• عدم التوثيق قد يؤثر على بعض خدمات المنشأة.

ولماذا هو مهم للموظف؟

العقد الموثق يحفظ حقوق الموظف في الأجر والإجازات ومكافأة نهاية الخدمة، ويستطيع الاطلاع عليه في أي وقت من حسابه. كما أن وجود عقد موثق يسهل إجراءات مثل نقل الخدمات أو إثبات الخبرة.

شروط ومستندات التوثيق

• حساب منشأة نشط في قوى.
• بيانات الموظف الصحيحة: الهوية أو الإقامة والمؤهل والمهنة.
• أجر مطابق لما سيُسجل في التأمينات الاجتماعية.
• حساب للموظف في قوى ليوافق على العقد.

خطوات توثيق العقد

1. إنشاء العقد في قوى من حساب المنشأة وتعبئة البنود.
2. مراجعة الأجر والبدلات والمسمى ومدة العقد بدقة.
3. إرسال العقد للموظف للموافقة من حسابه.
4. متابعة الموافقة وحالة العقد حتى يصبح موثقاً.
5. تحديث العقد عند أي تغيير في الأجر أو المهنة.

كم رسوم توثيق عقد العمل؟

توثيق العقود يتم عبر المنصة الرسمية، وأي رسوم أو اشتراطات مالية تظهر في حساب المنشأة حسب الأنظمة المعمول بها. الأهم من الرسوم هو تكلفة عدم التوثيق، إذ قد تتعطل خدمات أخرى بسببه.

كم مدة التوثيق؟

العملية إلكترونية، والمدة تعتمد غالباً على سرعة موافقة الموظف واكتمال البيانات. إذا تأخر الموظف في الموافقة أو كانت بياناته غير مكتملة، يبقى العقد معلقاً.

ماذا عن العقود القديمة غير الموثقة؟

يمكن توثيق عقود الموظفين الحاليين بعد مراجعة بياناتهم ومطابقتها مع التأمينات وحماية الأجور. ابدأ بمراجعة شاملة لكل الموظفين لتكتشف الاختلافات قبل التوثيق. في تسامي نساعدك في هذه المراجعة ونتابع توثيق العقود حتى تكتمل.

أسئلة شائعة عن توثيق العقود

هل يشمل التوثيق الموظفين السعوديين وغير السعوديين؟ نعم، التوثيق مطلوب لعقود الموظفين في المنشأة بشكل عام، والمنصة توفر نماذج عقود تناسب كل حالة مع إمكانية إضافة بنود خاصة لا تخالف نظام العمل.

ماذا لو رفض الموظف العقد؟ إذا رفض الموظف العقد فغالباً هناك بند يحتاج نقاشاً مثل الأجر أو المسمى. عدّل البند المختلف عليه بالاتفاق، ثم أعد إرسال العقد للموافقة.

هل يمكن تعديل العقد بعد توثيقه؟ نعم، يمكن تعديل العقد الموثق عند تغير الأجر أو المهنة أو المدة، ويتطلب التعديل موافقة الموظف أيضاً. احرص على أن ينعكس أي تعديل في التأمينات وحماية الأجور.

هل العقد الورقي القديم ما زال صالحاً؟ العقد الورقي يبقى مستنداً بين الطرفين، لكن التوثيق الإلكتروني هو المعتمد في المنصات الحكومية، لذلك الأفضل تحويل العقود القديمة إلى عقود موثقة.